企业在发展的早期阶段往往会使用大量高接触性的手动流程。虽然其中一些做法很快被效率更高的自动化系统所取代，但另一些做法却因习惯而根深蒂固，难以摆脱。随着组织的发展，这些手动任务可能会拖累生产力并阻碍业务充分发挥潜力。它们还增加了因人为错误而导致的错误和疏忽的风险，其中任何一种错误都很容易导致收入损失、错失机会和品牌资产受损。组织可以通过实施自动化解决方案（包括数字资产管理(DAM)）来避免这些问题并提高性能和效率。
手动流程和数字资产的问题
以内容为中心的部门在管理视频、图像和音频等数字资产时经常依赖手动流程。很多时候，这些做法没有明确定义或本质上是临时的。当小团队快速成长时通常会出现这种情况。组织最终采用以下两种方法之一来管理资产，而不是建立清晰的结构来确定多人如何访问和使用数字内容：
他们使用现有工具来分散内容管理，从而导致资产丢失和版本混乱的混乱。
或者他们通过一个决策者集中所有工作，这会造成繁琐的瓶颈。
这些低效率的一些例子包括：
通过电子邮件共享资产
电子邮件并不是为管理协作项目而设计的，但这并不能阻止人们在没有更好的解决方案的情况下使用它向不同的收件人发送多个版本的文件。不幸的是，通过电子邮件共享内容很快就会变得混乱，尤其是当文件作为附件发送并被广泛下载、编辑和重新发送时。团队最终会浪费时间筛选各种版本的内容，以确定哪一个是最新或最准确的。电子邮件还容易受到多种安全威胁的影响，这些威胁很容易损害专有数字资产。
使用基本云存储
由于许多组织已经拥有基于云的存储解决方案，因此他们经常使用这些系统来组织其数字资产。但管理这些系统的访问权限可能相当复杂，特别是当组织外部的人员（例如自由职业者或机构）需要上传或打开资产时。基本的云存储平台在智能地组织内容方面也做得不好。必须手动标记和组织资产，而不是自动识别不同类型的资产并根据明确定义的层次结构对它们进行排序。如果只有一个文件未正确识别和排序，则几乎不可能找到它。
手动管理工作流程
大多数内容创建项目都有多个步骤，需要在完成之前在多个团队成员之间传递资产。如果没有一个让每个人都能轻松快速组织、查找和共享资源的集中式系统，创意团队最终会陷入一个脱节、来回的过程，为项目获取正确的材料。协作者不能随时访问他们创意工作流程中所需的一切，而是必须依靠电子邮件等低效工具来笨拙地推动项目前进。
去中心化的内容审查
组织希望确保他们不会推出包含错误、疏忽或其他问题的内容，因此他们经常有一个强大的审查流程来发现潜在的问题。如果没有某种形式的自动化系统来有效地将内容发送给合适的人进行批准，这个审查过程可能会变得一片混乱，导致项目陷入停顿。负责审查内容的人员通常必须花时间跨多个平台跟踪文件，或者甚至可能不知道材料已准备好供审查。这些延迟造成了严重的瓶颈，导致生产速度减慢，并且难以有效地发现和解决问题。
手动跟踪数字版权
对受版权保护的数字资产犯下错误可能很快会让组织陷入代价高昂的法律麻烦。不幸的是，由于大多数创意部门定期处理的内容数量巨大，手动管理该材料的许可状态几乎是不可能的。如果没有跟踪数字资产使用方式的数字版权管理(DRM)工具，某人很容易意外地不当使用受限制的内容。这既可能使组织承担责任，也可能因公开专有资产而破坏业务战略。
数字资产管理如何简化工作流程？
对于小型创意团队和大型企业来说，消除内容制作中潜在的人为错误和混乱可以大大提高效率和制作质量。数字资产管理(DAM)解决方案可以简化和自动化内容创建流程的关键要素，以减少与手动流程相关的错误和时间浪费。
DAM平台为组织的数字资产提供单一事实来源。授权用户可以轻松上传内容，也可以通过与组织外部人员共享的临时链接来上传内容。一旦资产进入系统，就可以使用关键字和标签快速组织它们，以便人们可以轻松地再次找到它们。可以自动提取版权信息以标记许可内容并限制可以使用它执行的操作。
线性工作流程还确保所有协作者都可以访问他们在内容创建期间完成关键任务所需的资产。当项目通过自动化工作流程时，协作者可以轻松地发表评论，然后批准或拒绝项目。这消除了通常会造成生产瓶颈的笨重审查流程的需要。
通过使用允许人们访问预先选择的内容的内容门户，DAM解决方案可以轻松共享数字资产，而无需诉诸混乱的电子邮件通信。由于资产不会作为附件发送，因此它们保留在安全的DAM系统中，可以严格维护版本控制。
与需要组织管理权限和凭据才能共享内容的云存储平台不同，DAM可以通过简单的链接提供对指定内容的访问。这些链接甚至可以设置为过期，这样就无需手动管理谁有权随着时间的推移访问数字资产。
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